Как формировать и хранить личное дело работника

Какие документы подшить в личное дело

Формируйте личное дело на каждого сотрудника. Оформляйте дело в отдельной папке – так удобно систематизировать документы и обрабатывать персональные данные.

Подшейте в личное дело:

• внутреннюю опись документов;
• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• автобиографию;
• заявление о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• характеристики и рекомендательные письма;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
• копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• лист-заверитель (составляют при сдаче личного дела в архив);
• результаты предварительного и обязательных периодических медицинских осмотров;
• согласие на обработку персональных данных.

Включите в бланк личного листка фразу «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях личных данных». Попросите работника поставить под ней подпись.

Назначьте приказом ответственного за ведение и хранение личных дел. Ознакомьте его с документом под подпись. Разработайте локальный акт, например положение о порядке ведения личных дел. Определите в нем, как формировать, вести и хранить дела.

Возьмите у каждого работника согласие на сбор, хранение и обработку персональных данных. Если не возьмете, то вас оштрафуют. Детскому саду или школе грозит штраф до 75 000 руб., руководителю – до 20 000 руб. (п. 2 ст. 13.11 КоАП).

Не подшивайте в личное дело копии документов, которые оформляете при приеме сотрудника на работу (ст. 65 ТК). Роскомнадзор расценит это как обработку избыточных персональных данных (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Проверьте паспорт, военный билет, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и семейном положении, справку об отсутствии судимости и др. Запишите данные в личную карточку по форме № Т-2 и верните документы работнику.

Копируйте личные документы только для конкретной цели – например, чтобы выдать пособие или путевку. Используйте их до тех пор, пока не достигли цели. Ненужные копии уничтожайте. Иначе детский сад и школу оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя – от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 13.11 КоАП). Согласие работника на обработку избыточных персональных данных не освобождает организацию от ответственности (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13).

Если копии личных документов нужны постоянно, например, чтобы организовать пропускной режим, то издайте локальный акт о порядке хранения. Укажите в нем, какие документы и на каком основании храните. Внесите в список обязательных документов копии паспортов работников.

Проверьте личные дела сотрудников. В них могут остаться копии документов, которые уже не нужны. Уничтожьте их. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили, то составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25.09.2015). Порядок уничтожения не установлен, поэтому разработайте его самостоятельно (п. 4 ст. 21 Закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ).

Все персональные данные получайте у самого работника (ст. 86 ТК). Если их можно получить только у третьей стороны, то заранее уведомите работника и получите его письменное согласие (ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Сообщите ему о целях, источниках и способах получения персональных данных.

Как оформить личное дело

Используйте для личного дела папку-скоросшиватель. Укажите на обложке фамилию, имя, отчество работника, дату открытия личного дела и его учетный номер. Вложите внутреннюю опись. Оформите по шаблону. Он утвержден приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Заполняйте опись постепенно, по мере поступления документов. Располагайте их в хронологическом порядке. Указывайте порядковые номера, индексы документов и количество листов. Последней должна быть копия приказа о расторжении трудового договора. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, который ее составил.

Перед тем как сдать дело на архивное хранение, сделайте на описи итоговую запись. Укажите, сколько документов находится в деле, из скольких листов оно состоит. Отдельно пронумеруйте внутреннюю опись. Количество листов укажите в листе-заверителе. Подшейте бланк формы для описи в начало дела, а бланки листов-заверителей – в конец.

Как хранить личное дело

Храните личные дела работников в отделе кадров или у секретаря в специально отведенном месте. Дела бывших работников передайте в архив. Предварительно удалите скрепки со всех документов и прошейте их так, чтобы можно было читать текст, в том числе даты, визы и резолюции.

Срок хранения личных дел – 75 лет, если их закрыли до 1 января 2003 года, или 50 лет – если после 1 января 2003 года. Личные дела руководителей храните постоянно.

Внимание: храните личные дела в сейфе или запирающемся шкафу. Трудовые книжки храните в сейфе отдельно от личных дел.

Проводите ежегодную ревизию личных дел, чтобы проверить сохранность и актуальность документов. Перечень типовых архивных документов со сроками хранения утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Изымайте документы, когда истечет срок хранения. Результаты проверки оформляйте актом. Ставьте отметку о проверке дела в дополнении к личному листку по учету кадров.

© Материал из Справочной системы «Образование»

Приглашаем на программы повышения квалификации: Кадровое делопроизводство (36 часов) Документоведение и документационное обеспечение управления в образовании (16 часов) Менеджмент в образовании (36-72 часа) Комплексный подход в обеспечении эффективности управления образовательной организацией (72 часа)