Ведем трудовую книжку работника правильно

До 01.01.2021 каждый работник должен был выбрать – хочет отказаться от бумажной трудовой книжки или нет. Для этого он пишет заявление в свободной форме. 

Чтобы отслеживать, кому из работников уже направили уведомления и от кого получили заявления о выборе формата трудовой книжки, ведите реестр – в бумажном или электронном виде. В отдельной графе реестра отмечайте, какую трудовую книжку выбрал работник – бумажную или электронную.

Если работник выбрал электронный вариант учета сведений о трудовой деятельности, выдайте ему бумажную трудовую книжку на руки и продолжайте вести только электронные сведения. В трудовую книжку внесите запись:

в графе 1 – поставьте порядковый номер записи;
в графе 2 – дату выдачи трудовой книжки на руки;
в графе 3 – напишите: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
в графе 4 – укажите заявление работника, его дату и номер регистрации.

Заверьте запись – поставьте подпись работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печать школы или детского сада (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).

В графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Попросите расписаться работника, которому выдали трудовую книжку.

После того, как выдали трудовую книжку работнику, вы не несете ответственности за ее ведение и хранение (письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Предупредите работника, если он отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то вернуться к ней не сможет даже на новом месте работы.

Если работник попросил сохранить бумажный вариант трудовой книжки или не сообщил о выборе, ведите его трудовую книжку и одновременно передавайте сведения в ПФР в электронном виде.

Право на оба формата трудовой книжки сохраняется за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Если работник при приеме на работу предъявил сведения о трудовой деятельности, проверьте, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки.

Если отметка об отказе есть, просто подавайте по нему сведения в ПФР. Если отметки нет – попросите работника предоставить книжку. Если он ее потерял или не может передать по другой причине, заведите новую. Исключение – если гражданин устраивается на работу впервые. Тогда заводить для него бумажную трудовую книжку не надо (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Как вести бумажные трудовые книжки

С сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Разрешили делать записи в книжке на компьютере – с использованием технических средств путем переноса красителей. Вместо записи также можно ставить оттиск штампа или печати.

Теперь не надо просить работника расписаться в книжке при увольнении, а также в личной карточке при каждой новой записи в книжке.

Делайте записи в трудовой книжке в том случае, если работник проработал у вас свыше пяти дней, и эта работа для него основная (ст. 66 ТК). Если по каким-то причинам работник проработал меньше пяти дней, необязательно заполнять трудовую книжку.

Записи выполняйте световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Для этого можно полностью или частично использовать технические средства или штампы, печати (п. 3 Порядка ведения трудовых книжек).

Пишите на русском языке и языке вашей республики, если он установлен (п. 6 Порядка ведения трудовых книжек). Сокращения не допускаются. Даты во всех разделах указывайте арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными. Например, 10.01.2021.

Как заполнять трудовые книжки

Контролируйте, чтобы ответственный правильно заполнял и изменял сведения о работнике, своевременно вносил данные в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Какие именно сведения вносить, смотрите в таблице.

Какие записи сделать	Как оформить
Сведения о работнике
Ф.И.О. работника без сокращений и замены имени и отчества инициалами. Дата рождения работника. Сведения об образовании работника	Изменяйте записи о Ф. И. О. и дате рождения на основании паспорта, свидетельств о рождении, регистрации или расторжении брака, перемене имени и других документов. Одной чертой зачеркивайте прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и вписывайте новые. Указывайте номер, дату и орган, выдавший документ – на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Заверьте это подписью работодателя или ответственного и печатью. Чтобы дополнить записи об образовании, профессии, специальности, допишите новые сведения, но старые не зачеркивайте
Сведения о работе
Запись о приеме на работу	В графе 3 в виде заголовка укажите полное и при наличии сокращенное название образовательной организации. Ниже в графе 1 поставить порядковый номер записи. В графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 сделать запись о принятии в образовательную организацию, указать должность, специальность, профессию и квалификацию работника, а также структурное подразделение (при наличии). В графе 4 указать реквизиты приказа о приеме
Запись о переводе на другую постоянную работу	В графе 1 поставить следующий порядковый номер. В графе 2 – дату перевода. Если временный перевод признали постоянным, укажите дату фактичного начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом. В графе 3 сделать запись о переводе, указать структурное подразделение (при наличии), должность, специальность или профессию с квалификацией. В графе 4 указать реквизиты приказа о переводе. Если временный перевод признали постоянным, впишите оба приказа – на основании которого перевели временно и на постоянной основе. Записи о временных переводах не вносить
Запись об установлении педагогу квалификационной категории	В графе 1 поставить порядковый номер записи. В графе 2 указать дату принятия решения аттестационной комиссии. В графе 3 сделать запись: «Установлена <…> квалификационная категория по должности <…>». Для школы указывать предмет не нужно; В графе 4 указать дату и номер распорядительного акта органа власти, на основании которого внесли запись
Запись об увольнении	В графе 1 поставить порядковый номер записи. В графе 2 указать дату увольнения. В графе 3 – причины и основания увольнения, с учетом дополнительных оснований прекращения трудового договора для педагогов, которые установлены ст. 336 ТК. В графе 4 – реквизиты приказа об увольнении
Сведения о награждении
Запись о награждении: — государственными наградами; — наградами Президента, Правительства, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; — почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами. Запись о присвоении государственных почетных званий. Записи о других видах поощрений, которые предусмотрены законодательством, коллективным договором, ПВТР и положением о дисциплине	В соответствии с документом – основанием. В графе 3 в виде заголовка указать полное и при наличии сокращенное название образовательной организации. Ниже в графе 1 поставить порядковый номер записи. Следующую ставьте по нарастающей. В графе 2 указать дату награждения. В графе 3 записать, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 – реквизиты документа, на основании которого внесли запись.

Дубликат трудовой книжки оформляйте в четырех случаях:

1) работник потерял трудовую книжку;

2) есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;

3) трудовая книжка пришла в негодность – порвана, обгорела и т. п.;

4) трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.


Срок оформления дубликата – не позднее 15 дней со дня обращения работника с заявлением (п. 27 Порядка ведения трудовых книжек). Поставьте надпись «Дубликат» на первой странице в верхнем правом углу. А в прежней трудовой книжки напишите: «Взамен выдан дубликат», укажите его серию и номер. Надпись расположите на первой странице (титульном листе) книжки (п. 31 Порядка ведения трудовых книжек).

Поручите ответственному заполнить дубликат по правилам глав I - IV Порядка ведения трудовых книжек. При этом для дубликатов установили особенности. Подробнее смотрите в таблице.

Как заполнять дубликат трудовой книжки

Раздел	Что вписать	Как оформить
Сведения о работнике	Фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения	Укажите Ф. И. О. полностью без сокращений и инициалов. Дату рождения запишите полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность
	Образование, профессию, специальность	Укажите, какое образование у работника: основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее – бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации. Впишите на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома. Профессию и специальность укажите на основании документов об образовании, квалификации или других надлежаще оформленных документов
	Дату заполнения трудовой книжки и подпись	Попросите работника своей подписью заверить правильность внесенных сведений. Подписать также должен ответственный за выдачу трудовых книжек. Поставьте печать организации
	Общий трудовой стаж в качестве работника до поступления в вашу организацию	Сначала укажите общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем внесите детальные записи на основании имеющихся у работника подтверждающих документов. В графе 2 укажите дату приема на первую работу; в графе 3 – наименование организации-работодателя, структурное подразделение, должность. Затем укажите дату прекращения трудового договора – в графе 2, а в графе 3 – основание. Вносите в дубликат только те сведения, которые есть в документах работника. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесли записи. Снимите копии с этих документов, заверьте их самостоятельно, а оригиналы отдайте владельцу

© Материал из Справочной системы «Образование»





Приглашаем принять участие в программах повышения квалификации:

• Документоведение и документационное обеспечение управления в образовании (16 часов)
  
  
• Обучение по охране труда для специалистов и руководителей служб охраны труда организаций (40 часов)
  
  
• Пожарно-технический минимум для руководителей и ответственных за пожарную безопасность в офисах (учреждениях) (16 часов)
  
  

Смотреть весь перечень программ...