ОРГАНИЗУЕМ АРХИВ ШКОЛЫ И ДЕТСКОГО САДА ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ

Новые правила в школе и детском саду определил Росархив.

    С 17 сентября 2023 года действуют новые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Они заменили приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Школы и детские сады, в том числе которые комплектуют государственный или муниципальный архив, не обязаны создавать собственный архив, но имеют на это право (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Советуем им не пренебрегать. Архив позволит исполнить важную обязанность — обеспечить учет и сохранность архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

За нарушение правил работы с архивными документами установлена ответственность

Если образовательная организация нарушит правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, то руководителя оштрафуют на сумму от 3 тыс. до 5 тыс. руб., детский сад и школу — от 5 тыс. до 10 тыс. руб. (ст. 13.20 КоАП).

Оформите архив как структурное подразделение детского сада или школы (п. 2 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Для этого издайте приказ о создании и примите положение о его деятельности.

В приказе надо указать основные сведения о руководителе архива — Ф. И. О. и должность. Определить организационно-штатную структуру — должности и численность ставок. Распорядитесь внести сведения о работниках архива в штатное расписание. По необходимости пропишите иные организационные поручения, связанные с созданием архива. Предлагаем образец.

В положении необходимо описать задачи, права и обязанности архива, определить категории документов, которые будут в него надо поступать (п. 3 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Если образовательная организация комплектует государственный или муниципальный архив, за основу возьмите примерное положение, утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

Выделите под архив помещения и разместите оборудование. Главное при этом – создать условия, которые защитят документы от повреждений, вредного воздействия окружающей среды и утраты.

Чтобы определить, какие документы передать в архив, проводят экспертизу ценности. Те, что признали ценными, оформляют в дела, а остальные уничтожают.

Экспертизой ценности документов занимается комиссия, которую создают приказом (п. 14 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). В состав включают председателя – как правило, это руководитель архива, секретаря – им можно назначить делопроизводителя и членов комиссии – бухгалтера, кадровика или других компетентных специалистов. Функции и полномочия комиссии закрепляют в положении (п. 18 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Предлагаем образцы документов.

По результатам экспертизы комиссия принимает решения и необходимости передачи дел  в архив и готовит предложения о выделении документов к уничтожению (абз. «б» и «в» п. 16 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Решение зависит от категории дел.

На основании предложений комиссии о выделении документов к уничтожению делопроизводитель составляет акт (п. 26 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Форма документа рекомендована приложением 3 к Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. В акте указывают наименование детского сада или школы, дату составления и регистрационный номер. Затем заполняют таблицу — вносят заголовки документов, годы, за которые уничтожают документы, количество дел. Под таблицей делают итоговую запись и расписываются. Акт направляют на согласование экспертной комиссии (п. 26 и 28 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Документы, которые перечислены в акте, уничтожают подрядчики по договору услуг либо сами работники школы и детского сада. Например, бумажные документы пропускают через шредер, а электронные размагничивают. После уничтожения заполняют вторую часть акта. Для этого указывают, кто и каким способом уничтожил документы, кто внес об этом сведения в акт и учетную документацию.

Готовые к передаче документы оформляют в дела. Ответственных работников рекомендуем назначить приказом. Желательно выбрать не менее одного ответственного от каждого структурного подразделения.

Дела со сроком хранения до 10 лет включительно оформляют в свободном порядке. Федеральных требований нет. Дела постоянного и свыше 10 лет хранения подлежат полному оформлению (п. 48 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). При оформлении дела к документам добавляют три структурных элемента: обложку, внутреннюю опись  и лист-заверитель. Рекомендуемые формы установлены приложениями 4–6 к Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Дела постоянного и длительного хранения, в том числе по личному составу, передают в архив образовательной организации. Срок передачи — не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после того, как дело закрыто. Документы с хранением до 10 лет передают в архив, если такое решение принял руководитель образовательной организации. Если решения нет, документы хранят в структурных отделениях до окончания срока хранения, а затем проводят экспертизу и выделяют к уничтожению (п. 47 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Для передачи дел руководитель архива составляет график. Его согласуют руководители структурных подразделений, а утверждает руководитель образовательной организации (п. 73 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Форма графика свободная. Рекомендуем предусмотреть в ней наименования структурных подразделений, период приема-передачи документов, ответственных лиц. Также можно добавить графу с примечанием. Например, чтобы фиксировать, что требования исполнены.

Дела в архив предают по описям. Их составляют работники структурных подразделений (п. 62 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Документ формируют в двух экземплярах — после передачи дел в архив один оставляют в структурном подразделении, второй передают в архив вместе с документами (абз. 2 п. 62 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). При подготовке используют собственные или рекомендуемые формы из приказа Росархива от 31.07.2023 № 77. В приложении 7 — опись бумажных дел, в приложении 8 — опись электронных дел.

На основании описей дел структурных подразделений работник архива готовит описи дел постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, электронных и аудиовизуальных документов (п. 66 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Рекомендуемые формы установлены приложениями 9–12 к Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Периодичность плановых проверок архивных документов

По результатам контроля составляют акт проверки наличия и состояния архивных документов. Если обнаружат ошибки — акт о технических ошибках в учетных документах. Если выявят документы, которые не учтены, — акт о неучтенных документах (п. 103 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Если образовательная организация — источник комплектования государственных или муниципальных архивов, полностью или выборочно передавайте документы на хранение в местный архив. Как правило, передают дела постоянного срока хранения и документы, которые представляют историческую, научную или культурную ценность (ч. 1 ст. 6, ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 2 письма Росархива от 11.12.2014 № 2/2342-А).

© Материал из Справочной системы «Образование»