Изменение в номенклатуре дел на 2021 год

Росархив утвердил новый перечень документов со сроками хранения – ТП 2019 (приказ от 20.12.2019 № 236). При этом у части документов сохранились сроки хранения из прежнего перечня – ТП 2010 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Обзор изменений сроков хранения документов

Вид документа	Срок хранения
	Старый (ТП 2010)	Новый (ТП 2019)
Бухгалтерские документы
Расчеты по страховым взносам	Годовые - постоянно, квартальные - 5 лет	50/75 лет (ст. 308)
Расчетные листы на выдачу заработной платы	5 лет	6 лет (ст. 295)
Исполнительные листы по удержаниям из заработной платы	До минования надобности	5 лет (ст. 299)
Документы об инвентаризации активов, обязательств	Постоянно	5 лет (ст. 321)
Гражданско-правовые договоры	5 лет	50/75 лет (ст. 301)
Счета-фактуры	4 года	5 лет (ст. 317)
Документация по закупкам	5 лет	3 года (ст. 218-223)
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	5 лет (ст. 313)
Кадровые документы
График отпусков	1 год	3 года (ст. 453)
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков	3 года	5 лет (ст. 463)
Приказы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года (ст. 434)
Согласия на обработку персональных данных	75 лет	3 года (ст. 441)
Протоколы заседаний, постановления и другие документы аттестационных комиссий	15 лет	10 лет (ст. 485)
Документы о представлении к награждению работников	75 лет	5 лет (ст. 500)
Заявление работника о выдаче копии трудовой книжки, справки с места работы	Не хранили	1 год (ст. 451)
Заявка о потребности в иностранных работниках	Не хранили	1 год (ст. 377)
Уведомления и предупреждения работников работодателем	Не хранили	3 года (ст. 436)
Документы по охране труда
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет (ст. 409)
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев, учета аварий	Постоянно	45 лет (ст. 424)
Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях	75 лет	45 лет (ст. 425)
Журналы учета инструктажей по охране труда	10 лет	45 лет (ст. 425)

Росархив ввел новую отметку о сроке хранения – 50/75 лет.

Ставить ее надо на отдельные дела. Например, трудовые договоры, документы о приеме, переводе и увольнении. Срок зависит от того, когда помещены в дело на хранение. Если до 1 января 2003 года, храните их 75 лет, после – 50 лет (сноска к перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Раньше срок хранения этих документов составлял 75 лет.

Когда составлять номенклатуру дел

Составляйте номенклатуру дел в последнем квартале текущего года. Готовую номенклатуру ежегодно уточняйте в ноябре-декабре. Конкретные сроки и ответственных лиц определите в приказе (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Назначьте ответственными тех, кто знает документооборот. Это могут быть делопроизводитель или секретарь (профстандарт, утв. приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Если в образовательной организации есть структурные подразделения, дополнительно привлеките их руководителей. Поручите сформировать отдельную номенклатуру дел для своего подразделения, а при централизованном документообороте – раздел для сводной номенклатуры дел.

Какие дела включить в номенклатуру

Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите по видам, направлениям деятельности, тематике все документы, которые образуются в процессе деятельности образовательной организации (п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Руководствуйтесь перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он содержит необходимое деление. Например, согласия на обработку персональных данных, если их не включили в личные дела работников, – это одно дело, а документы об обработке персданных – другое.

Все дела сгруппируйте в тематические разделы. Заголовки сформулируйте так, чтобы они отражали состав дел. Например, дела с уставными и организационными документами следует объединить в раздел «Руководство (канцелярия)», об организации образовательной деятельности – в раздел «Образовательная и методическая деятельность». Руководствуйтесь перечнем Росархива № 236. Наименования отдельных его разделов могут совпадать с названиями разделов номенклатуры дел образовательной организации. Например, «Кадровое обеспечение», «Охрана труда».

Как определить сроки хранения дел для номенклатуры

Сроки хранения дел смотрите в типовых, ведомственных и иных перечнях (п. 4.17 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Два основных утверждены приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и Минпросвещения от 30.12.1980 № 176.

Также используйте типовые и примерные номенклатуры дел (подп. 1.1.1.5 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, примерную номенклатуру дел школы приводит Минобразования в письме от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как оформить номенклатуру дел

Проконтролируйте, чтобы ответственный использовал унифицированную форму, которую Минкультуры утвердило приказом от 31.03.2015 № 526. Для номенклатуры дел детского сада и школы надо взять форму из приложения 25, а для структурных подразделений – из приложения 26.

Проверьте содержание номенклатуры. Ответственный должен заполнить все графы – их пять. Для проверки используйте инструкцию по делопроизводству образовательной организации и примерную инструкцию Росархива, утвержденную приказом от 11.04.2018 № 44.

Графа 1 «Индекс дела». Убедитесь, что индекс состоит из двух частей: кода и порядкового номера. Они должны быть указаны, как требует инструкция по делопроизводству образовательной организации (п. 6.18 Правил, утв. ). Код – это номер либо буквенное обозначение структурного подразделения по штатному расписанию. Порядковый номер – последовательный номер дела в номенклатуре. Например, индекс может выглядеть так: «11-08» или «А-03».

Графа 2 «Заголовок дела». Изучите наименование и документы дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. Например, дело с приказами о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением и т. п. можно назвать «Приказы по личному составу (отпуска)». Проконтролируйте, чтобы в графе не было неконкретных формулировок. Например: «Разное», «Общая переписка».

Графа 3 «Количество дел». Содержание графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру дел перед тем, как утвердить, графа должна быть пустой. Ее заполняют после того, как закончился календарный год, – указывают фактическое число дел, которые образовались за 12 месяцев. Если дело состоит больше, чем из одного тома, то дополнительно прописывают номера томов и крайние даты документов каждого тома. Например: «Т.1 – 11.01.2021-30.06.2021, Т.2. – 01.07.2021-30.12.2021». Дело делят на тома, если его объем превышает 250 листов. Электронные дела на тома не делят.

Графа 4 «Срок хранения дела». Убедитесь, что сроки хранения соответствуют типовому или ведомственному перечню либо типовой или примерной номенклатуре. Подробнее о сроках хранения читайте в отдельном разделе рекомендации.

Графа 5 «Примечание». Содержание графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру дел перед тем, как утвердить, графа должна содержать специальные сроки хранения дел и отметки о том, что дело перенесено с предыдущих годов. Например, «Переходящее с 2020 года». В течение года графу должны дополнять отметкой «Заведено», должностью и Ф.И.О работника, которой сформировал дело. В графу также могут вносить также другую информацию. Например, о том, что дело ведется в электронном виде или предано в архив образовательной организации

Как согласовать номенклатуру дел

Поручите подписать номенклатуру дел делопроизводителю, а завизировать – руководителю архива (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Подпись и визу работники должны поставить на последнем листе номенклатуры дел.

В конце номенклатуры надо поставить грифы о согласовании. Для этого направьте номенклатуру на рассмотрение экспертной комиссии образовательной организации. После согласования проекта номенклатуры дел, представитель комиссии в графе согласования укажет дату и номер протокола заседания комиссии. Если детский сад и школа – источник комплектования государственного или муниципального архива, дополнительно направьте номенклатуру экспертно-проверочной комиссии областного архивного учреждения. Согласовывать с этим учреждением надо, если изменились функции и структура образовательной организации, а если ничего не менялось – один раз в пять лет (п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Как утвердить номенклатуру дел

Утверждайте номенклатуру дел в конце текущего года и вводите ее в действие с 1 января следующего календарного года (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, в 2020 году утверждайте номенклатуру дел на 2021 год.

Утвердить можно одним из двух способов: грифом или приказом. Если выбрали первый способ, поставьте в верхнем правом углу номенклатуры гриф «УТВЕРЖДАЮ». Впишите в него наименование вашей должности. Ниже поставьте подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения и печать образовательной организации. Второй способ используйте, если утверждаете номенклатуру раньше, чем она начнет действовать, например в ноябре – начале декабря. После того как подпишете приказ, поставьте на номенклатуре гриф «УТВЕРЖДЕНО», а ниже укажите дату и номер приказа.

Как хранить номенклатуру дел

Храните подлинник номенклатуры в кабинете секретаря или делопроизводителя (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Поручите ответственному снять с подлинника копии. Количество копий определите самостоятельно, но не менее двух. Первую копию используйте в качестве рабочего документа. Вторую – передайте в архив образовательной организации как учетный документ. Каждому из структурных подразделений выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Когда изменить номенклатуру дел

Внесите в номенклатуру изменения, если:
    • законодатель принял нормативные акты, которые устанавливают новые заголовки и сроки хранения дел образовательной организации;
    • надо исключить дела, которые образовательная организация больше не ведет;
    • надо включить дела, которые ранее не планировали вести.

Если изменений немного, утвердите их приказом. Для этого в преамбуле укажите основание изменений – реквизиты нормативного или локального акта. В распорядительной части пропишите раздел номенклатуры и правки, которые в него вносите. При больших изменениях примите новую редакцию номенклатуры или оформите корректировочный лист. Делайте это в том же порядке, в котором принимали номенклатуру.

Как закрыть номенклатуру дел

После завершения календарного года обяжите ответственного за работу с номенклатурой выполнить три действия.

Первое действие – посчитать количество томов каждого дела, которые работники сформировали за год. Эти сведения надо внести в третий раздел номенклатуры «Количество дел (томов)». Если работать с некоторыми делами в текущем году не закончили, попросите указать эти сведения в пятом разделе «Примечание». Например, в 2020 году можно поставить отметку «Переходящее на 2021».

Второе действие – на основании данных третьего раздела оформить итоговую запись. Ее составляют на последнем листе номенклатуры в виде таблицы. В первых двух графах ответственный должен отразить сведения о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения. В третьей – данные о делах, которые не были завершены делопроизводством в уходящем году и переходят на следующий. В четвертой – о делах с отметкой ЭПК (п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Третье действие – оформить номенклатуру дел и все изменения к ней в дело. На обложке дела ответственный должен указать даты, когда его завели и окончили. Например, если номенклатуру на 2021 год утвердили 20 декабря 2020, то даты должны быть указаны так: 20.12.2020 – 30.12.2021. Готовое дело «Номенклатура дел» надо передать в архив образовательной организации на постоянное хранение (ст. 157 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).






© Материал из Справочной системы «Образование»